POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS,
CLIENTES, USUARIOS Y/O PROVEEDORES
INTRODUCCIÓN
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de
2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y
busca garantizar que la compañía FERNANDEZ Y CIA S.A., en su condición de
responsable y encargado del manejo de la información personal, realice el Tratamiento de
la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos
que a los Titulares de la información les asiste.
DEFINICIONES
1) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
2) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el Titular.
3) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a
su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como
el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
4) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la
Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de
conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos
contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las
personas.
5) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
6) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
7) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del Tratamiento.
8) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos.
9) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
11) Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud,
a la vida sexual y los datos biométricos.
OBJETIVO
El objetivo de la presente política, es definir y establecer los lineamientos claros y
obligatorios, aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, tratados y/o
almacenados por la compañía FERNANDEZ Y CIA S.A, en virtud del desarrollo de su objeto
social, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento.
Todos los preceptos contenidos en esta política, se establecen con la finalidad de garantizar
todos y cada uno de los derechos de los titulares de la información y de esta forma evitar
que sus derechos y/o garantías sean conculcadas.
AMBITO DE APLICACIÓN
Las presentes políticas, serán aplicables al tratamiento de datos personales realizado por
la compañía FERNANDEZ Y CIA S.A., en todos los lugares donde ésta tenga presencia y
a cualquier base de datos que sea creada por la empresa para el desarrollo de su actividad
comercial.
Todos los procesos organizacionales de la empresa FERNANDEZ Y CIA S.A. que
involucren el tratamiento de datos personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta
Política.
POLITICAS
1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE
LA INFORMACIÓN PERSONAL.
La empresa responsable y encargada del tratamiento de los datos personales es:
 Razón social: FERNANDEZ Y CIA S.A.
 Domicilio: Medellín.
 Dirección: Carrera 48 # 17-81
 Email: financiera@fyc.com.co
 Teléfono: 2663100
2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y
SU FINALIDAD.
En ejercicio de su objeto social, la empresa FERNANDEZ Y CIA S.A., realiza directamente,
esto es que, ostenta la calidad de responsable y encargado del Tratamiento de datos
personales de sus accionistas, proveedores, clientes y usuarios de sus productos.
Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable, la empresa FERNANDEZ Y CIA
S.A., puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los
sistemas de seguridad implementados por este.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por
parte de FERNANDEZ Y CIA S.A., se limitará a aquellos datos personales que son
pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos,
conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley,
no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados,
transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados
de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado
en el numeral tercero de esta Política.
2.1. Tratamiento de los datos personales de clientes.
La información personal de los clientes, será tratada de forma completamente
confidencial y solo será utilizada para el desarrollo de la relación comercial previamente
establecida.
Los datos personales de los clientes, serán almacenados de forma digital y de forma
física en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se
guardará solo la información estrictamente necesaria para el tema de análisis,
otorgamiento y administración del crédito empresarial, datos de ubicación, referencias
comerciales y/o financiera y demás datos que permitan crear y mantener una relación
comercial sólida y duradera.
2.2. Tratamiento de los datos personales de los proveedores.
La compañía FERNANDEZ Y CIA S.A., solo recopilará los datos que sean estrictamente
necesarios, para la selección, evaluación y desarrollo del contrato que se suscriba con
el respectivo proveedor, en dicho acuerdo se debe incluir una disposición donde ambas
partes se comprometan a impartir un tratamiento, adecuado y autorizado a los datos
personales que recíprocamente intercambien.
La compañía FERNANDEZ Y CIA S.A. recolectará de sus proveedores los datos
personales de los empleados de éste, que sean necesarios, que por motivos de
seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que
se contraten con el proveedor.
Los datos personales de empleados de los proveedores recabados por la empresa
FERNANDEZ Y CIA S.A., tendrá como única finalidad, verificar la idoneidad de los
empleados del proveedor, para el desarrollo del objeto de contrato previamente suscrito.
Por lo tanto, una vez verificada tal situación, se procederá con la devolución de la
información al proveedor, excepto cuando sea necesario contar con los mencionados
datos personales.
Todos los empleados de la empresa FERNANDEZ Y CIA S.A., que tengan acceso a la
información de los proveedores, debe tratar la misma conforme a lo dispuesto en el
presente documento.
2.3. Tratamiento de Datos Personales de Accionistas.
Los datos personales de las personas que llegaren a tener la condición de accionista
de FERNANDEZ Y CIA S.A., se considerará información reservada y confidencial, pues
la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por
disposición legal.
Por lo tanto, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas
contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
2.4. Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de
naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía
y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente
podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor
de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la
madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto
2.5. Tratamiento de datos sensibles:
La compañía FERNANDEZ Y CIA S.A., observará estrictamente las limitaciones legales
al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
A. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
B. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización.
C. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas
que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los
datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
D. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
E. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares.
2.6. Video vigilancia
La compañía FERNANDEZ Y CIA S.A., utiliza diversos medios de video vigilancia
instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los
bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier
tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.
Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por FERNANDEZ Y CIA
S.A., son las siguientes:
– Prestación de los servicios ofrecidos por FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Ejecución de los contratos suscritos con FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Servicio al cliente y mercadeo.
– Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés
para los clientes de FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Envío de información relacionada con la relación contractual.
– Registro de información estadística de clientes de FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Registro de información de proveedores y contratistas.
– Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en
FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
– Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación,
aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las
actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a
los proveedores, contratistas y sus empleados con FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
– Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención
prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de
FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Comunicación, registro, archivo, organización tramitación y gestión de las
actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan los accionistas de
FERNANDEZ Y CIA S.A.
– Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares
se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo
crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente
constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
– Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con
cualquier información de la que FERNANDEZ Y CIA S.A., legítimamente disponga.
– Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se
encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio,
financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de
naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
– En caso de que FERNANDEZ Y CIA S.A., no se encuentre en capacidad de realizar
el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para
que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos
recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar
condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida
para el tratamiento.
4. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377
de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FERNANDEZ Y CIA S.A.,
en su calidad de responsable y encargado del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERNANDEZ Y CIA S.A., en su calidad de
responsable y encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley
1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen
o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto
en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por FERNANDEZ Y CIA S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante FERNANDEZ Y CIA S.A.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas
contrarias a la ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. DEBERES DE LA EMPRESA FERNANDEZ Y CIA S.A. COMO RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO
Son deberes de los responsables del Tratamiento, los establecidos en el artículo diecisiete
(17) de la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS.
El Área de Financiera y Administrativa, de la empresa FERNANDEZ Y CIA S.A., será
responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de
los derechos del Titular de la información personal.
7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS
DATOS
7.1. Procedimiento para acceso y de consulta.
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose
en las bases de datos en posesión de FERNANDEZ Y CIA S.A., para lo cual deberán
formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área encargada de
FERNANDEZ Y CIA S.A., de Lunes a Viernes en horario de 7: 30 a.m a 5: 00 p.m en la Cra
48 No 17-81 de la ciudad de Medellin
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los
datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la
solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa
en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
7.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión,
revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases
de datos de FERNANDEZ Y CIA S.A., debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante FERNANDEZ Y CIA S.A., el cual
será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581
de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud radicada radicarla ante el Área Administrativa
de FERNANDEZ Y CIA S.A., de lunes a viernes en horario de 7: 30 a.m a 5: 00 p.m, en la
Cra 48 No 17-81 de la ciudad de Medellín
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de
los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la
solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa
en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su
representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular
busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y huella.
(viii) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, FERNANDEZ Y CIA S.A., requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
7.3. Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FERNANDEZ Y CIA S.A., la
supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes
y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recolectados.
d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por FERNANDEZ Y CIA S.A.
e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas
a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el Titular.
7.4. Revocatoria de la Autorización.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición
legal.
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad, FERNANDEZ Y CIA S.A., ha adoptado medidas
técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los
Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares. FERNANDEZ
Y CIA S.A., no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones
diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o
personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior,
FERNANDEZ Y CIA S.A., no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las
medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
9. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La Política rige a partir del 06 de Febrero de 2018
Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se
entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el
ejercicio del objeto social de la compañía.